Pentru companiile de transport internațional, rambursările de TVA și accize pot reprezenta sume semnificative de bani. Însă recuperarea acestor sume nu înseamnă doar să știi ce poți solicita, ci și să depui cererile la timp.
Procedurile de rambursare a TVA-ului și a accizelor variază de la o țară europeană la alta, cu termene, perioade de depunere a cererilor și cerințe de documentare diferite.
Pe măsură ce se apropie sfârșitul anului, luna octombrie este un moment potrivit pentru companiile de transport să-și revizuiască cererile și să se asigure că nu ratează nicio oportunitate de rambursare.
De ce sunt importante termenele limită pentru rambursarea TVA-ului și a accizelor?
Nerespectarea unui termen limită poate însemna pierderea dreptului la rambursare
Autoritățile fiscale stabilesc, de regulă, termene specifice pentru depunerea cererilor de rambursare. Dacă o cerere este depusă prea târziu, compania riscă să piardă posibilitatea de a recupera TVA-ul sau accizele corespunzătoare.
Pentru companiile de transport care își desfășoară activitatea în mai multe țări, urmărirea acestor termene poate deveni rapid o provocare.
Țări diferite, reguli diferite
Nu există un termen-limită european unic care să se aplice tuturor rambursărilor de TVA și accize.
Fiecare țară aplică propriile reguli în ceea ce privește:
Termenele de depunere a cererilor
Perioadele eligibile
Documentația necesară
Sumele minime de rambursare
Procedurile de procesare
Înțelegerea acestor diferențe este esențială pentru companiile cu operațiuni internaționale.
De ce sfârșitul anului este momentul potrivit pentru a-ți verifica cererile de despăgubire
Până în octombrie, companiile de transport au acumulat cheltuieli pe mai multe luni legate de achizițiile de combustibil, taxele de drum și alte cheltuieli internaționale.
Verificarea documentației înainte de sfârșitul anului vă permite să identificați cererile de rambursare neîncheiate, să strângeți documentele lipsă și să verificați termenele limită viitoare înainte de a fi prea târziu.
Termenele limită pentru rambursarea TVA-ului în Europa
Procedurile de rambursare a TVA-ului pentru întreprinderile stabilite într-o țară, dar care efectuează cheltuieli într-o altă țară, depind de țara în care a fost plătită TVA-ul și de situația specifică a întreprinderii.
CALENDAR
Termenele limită pentru rambursarea TVA-ului în UE
În cazul societăților cu sediul într-un stat membru al UE, cererile de rambursare a TVA-ului pentru cheltuielile efectuate într-o altă țară din UE se depun, de regulă, până la data de 30 septembrie a anului următor.
De exemplu, o cerere privind cheltuielile eligibile efectuate în cursul anului 2025 ar trebui, în general, să fie depusă până la data de 30 septembrie 2026.
Cu toate acestea, pot exista norme naționale specifice și excepții, astfel încât societățile ar trebui să verifice întotdeauna cerințele aplicabile situației lor.
Ce ar trebui să pregătească companiile de transport?
Înainte de a depune o cerere de rambursare a TVA-ului, asigurați-vă că dispuneți de documentele justificative necesare, printre care:
Facturi valabile emise de furnizori
Documente privind combustibilul și taxele de drum
Date privind societatea și TVA-ul
Informațiile solicitate de țara în cauză
Pregătirea documentelor pe parcursul anului poate simplifica semnificativ procesul și reduce riscul de a depăși termenele importante.
Ce se întâmplă dacă lipsesc documente?
Documentația incompletă poate duce la întârzieri, solicitări de informații suplimentare sau respingerea unei părți din cerere.
CÂND?
Termenele limită pentru rambursarea accizelor
Rambursările de accize se supun unor reguli diferite față de cele privind rambursările de TVA, iar termenele limită variază semnificativ de la o țară la alta.
- De ce variază termenele limită pentru plata accizelor?
Spre deosebire de procedurile de rambursare a TVA-ului, regimurile privind accizele la combustibili sunt reglementate în mare măsură de legislația națională.
Există diferențe între țări în ceea ce privește:
Perioadele de depunere a cererilor
Termenele limită de depunere
Achizițiile de combustibil eligibile
Documentele necesare
Sumele minime pentru care se poate solicita rambursarea
Prin urmare, companiile de transport ar trebui să evite să presupună că același termen limită se aplică în toate țările în care își desfășoară activitatea.
- Perioadele de achiziție a combustibilului și perioadele de depunere a cererilor de rambursare
Unele țări permit depunerea cererilor de rambursare periodic, pe tot parcursul anului, în timp ce altele pot avea perioade sau condiții specifice pentru depunerea acestora.
Înțelegerea perioadei aplicabile pentru depunerea cererilor de rambursare este deosebit de importantă pentru companiile cu un consum ridicat de combustibil, întrucât pe parcursul mai multor luni se pot acumula sume semnificative.
- Cum să evitați să pierdeți o cerere de rambursare a accizelor
Un sistem simplu de urmărire poate ajuta companiile de transport să se organizeze mai bine:
1. Urmăriți achizițiile de combustibil pe țări
2. Păstrați documentele justificative
3. Monitorizați termenele naționale de depunere a cererilor de rambursare
4. Pregătiți cererile de rambursare din timp
5. Verificați termenele limită înainte de depunere
Această abordare reduce riscul de a lăsa nerambursate sumele eligibile.
FIȚI PREGĂTIȚI
Cum să vă pregătiți cererile de rambursare a TVA-ului și a accizelor înainte de termenul limită
1
Adunați facturile și documentele privind combustibilul
Asigurați-vă că toate facturile relevante, chitanțele pentru combustibil și documentele justificative sunt disponibile și organizate corespunzător.
2
Verificați cheltuielile eligibile
Analizați cheltuielile internaționale și identificați achizițiile care ar putea fi eligibile pentru rambursarea TVA-ului sau a accizelor.
3
Revizuirea cererilor anterioare
Verificarea cererilor depuse anterior poate ajuta la identificarea rambursărilor restante, a documentelor lipsă sau a sumelor care mai trebuie recuperate.
4
Țineți evidența termenelor limită viitoare
Pentru companiile care își desfășoară activitatea la nivel internațional, ținerea la zi a unui calendar cu termenele limită privind TVA-ul și accizele, pe fiecare țară în parte, poate contribui la evitarea pierderii unor oportunități.
Cum te ajută FastVAT să rămâi la zi cu obligațiile fiscale
Gestionarea cererilor de rambursare a TVA-ului și a accizelor în mai multe țări poate fi un proces care necesită mult timp. Reglementările, termenele și cerințele de documentare diferite fac ca acest proces să fie deosebit de complex pentru companiile de transport internațional.
FastVAT sprijină companiile de transport pe tot parcursul procesului de rambursare, ajutându-le să:
Identifice cheltuielile eligibile
Pregătească și depună cererile de rambursare
Gestioneze cerințele specifice fiecărei țări
Monitorizeze cererile de rambursare
Asigure urmărirea cu autoritățile fiscale relevante
Cu expertiză care acoperă 27 de țări din UE, Elveția, Norvegia și Regatul Unit, FastVAT oferă un singur punct de contact pentru recuperarea TVA-ului și a accizelor la nivel internațional.
Concluzie
Pentru companiile de transport, recuperarea TVA-ului și a accizelor nu se rezumă doar la identificarea cheltuielilor eligibile. Și momentul ales este important.
Având în vedere termenele și procedurile diferite din întreaga Europă, este esențial să vă organizați bine pentru a evita pierderea sumelor pe care compania dumneavoastră ar putea avea dreptul să le recupereze.
Pe măsură ce se apropie sfârșitul anului, analizarea cheltuielilor din 2026 și a termenelor viitoare de rambursare vă poate ajuta să fiți cu un pas înainte și să vă maximizați șansele de recuperare.
Nu așteptați până când termenul limită se apropie. Contactați FastVAT chiar astăzi pentru a analiza posibilitățile dumneavoastră de rambursare a TVA-ului și a accizelor.
