Para las empresas de transporte internacionales, las devoluciones del IVA y de los impuestos especiales pueden suponer cantidades importantes de dinero. Sin embargo, recuperar estas cantidades no solo consiste en saber qué se puede reclamar, sino también en presentar las solicitudes a tiempo.
Los procedimientos de devolución del IVA y de los impuestos especiales varían de un país europeo a otro, con diferentes plazos, períodos de solicitud y requisitos de documentación.
A medida que se acerca el final del año, octubre es un buen momento para que las empresas de transporte revisen sus solicitudes y se aseguren de no perder ninguna oportunidad de devolución.
¿Por qué son importantes los plazos para la devolución del IVA y los impuestos especiales?
No cumplir un plazo puede suponer perder una devolución
Las autoridades fiscales suelen establecer plazos específicos para la presentación de solicitudes de devolución. Si una solicitud se presenta fuera de plazo, la empresa puede perder la oportunidad de recuperar el IVA o los impuestos especiales correspondientes.
Para las empresas de transporte que operan en varios países, llevar un control de estas fechas puede convertirse rápidamente en un reto.
Cada país tiene sus propias normas
No existe un plazo único a nivel europeo que abarque todas las devoluciones del IVA y de los impuestos especiales.
Cada país aplica sus propias normas en lo que respecta a:
Plazos de presentación de solicitudes
Períodos admisibles
Documentación necesaria
Importes mínimos de devolución
Procedimientos de tramitación
Comprender estas diferencias es fundamental para las empresas con operaciones internacionales.
Por qué el final del año es el momento adecuado para revisar tus reclamaciones
En octubre, las empresas de transporte ya han acumulado meses de compras de combustible, peajes y otros gastos internacionales.
Revisar tus registros antes de que termine el año te permite identificar reclamaciones pendientes, reunir los documentos que faltan y comprobar los plazos que se avecinan antes de que sea demasiado tarde.
Plazos para la devolución del IVA en Europa
Los trámites de devolución del IVA para las empresas establecidas en un país pero que realizan gastos en otro dependen del país en el que se haya pagado el IVA y de las circunstancias de la empresa.
CALENDARIO
Plazos para la devolución del IVA de la UE
En el caso de las empresas establecidas en un Estado miembro de la UE, las solicitudes de devolución del IVA correspondientes a gastos incurridos en otro país de la UE suelen presentarse antes del 30 de septiembre del año siguiente.
Por ejemplo, una solicitud relativa a gastos subvencionables incurridos durante el año 2025 debería presentarse, por lo general, antes del 30 de septiembre de 2026.
No obstante, pueden aplicarse normas nacionales específicas y excepciones, por lo que las empresas deben verificar siempre los requisitos aplicables a su situación.
¿Qué deben preparar las empresas de transporte?
Antes de presentar una solicitud de devolución del IVA, asegúrate de disponer de la documentación justificativa necesaria, entre la que se incluye:
Facturas válidas de los proveedores
Documentación relativa al combustible y a los peajes
Datos de la empresa y del IVA
Información exigida por el país en cuestión
Preparar los documentos a lo largo del año puede simplificar considerablemente el proceso y reducir el riesgo de incumplir plazos importantes.
¿Qué ocurre si faltan documentos?
Una documentación incompleta puede provocar retrasos, solicitudes de información adicional o el rechazo de parte de una reclamación.
¿CUÁNDO?
Plazos para la devolución del impuesto especial
Las devoluciones del impuesto especial se rigen por normas diferentes a las de las devoluciones del IVA, y los plazos varían considerablemente de un país a otro.
- ¿Por qué varían los plazos de los impuestos especiales?
A diferencia de los procedimientos de devolución del IVA, los regímenes de impuestos especiales sobre los combustibles se rigen en gran medida por la legislación nacional.
Los países pueden presentar diferencias en cuanto a:
Plazos de solicitud
Fechas límite de presentación
Compras de combustible admisibles
Documentación necesaria
Importes mínimos de solicitud
Por lo tanto, las empresas de transporte deben evitar dar por sentado que se aplica el mismo plazo en todos los países en los que operan.
- Plazos de compra de combustible y plazos de reclamación
Algunos países permiten presentar las solicitudes de reembolso de forma periódica a lo largo del año, mientras que otros pueden tener plazos o condiciones específicos para su presentación.
Conocer el plazo de solicitud aplicable es especialmente importante para las empresas con un elevado consumo de combustible, ya que pueden acumularse importes significativos a lo largo de varios meses.
- Cómo evitar perder la oportunidad de reclamar una devolución del impuesto especial
Un sencillo sistema de seguimiento puede ayudar a las empresas de transporte a mantenerse organizadas:
1. Realizar un seguimiento de las compras de combustible por país
2. Conservar la documentación justificativa
3. Estar al tanto de los plazos nacionales para la presentación de solicitudes
4. Preparar las solicitudes con antelación
5. Comprobar los plazos antes de presentarlas
Este enfoque reduce el riesgo de dejar sin solicitar reembolsos a los que se tiene derecho.
PREPÁRATE
Cómo preparar tus solicitudes de devolución del IVA y de los impuestos especiales antes de que finalice el plazo
1
Reúne tus facturas y los documentos relacionados con el combustible
Asegúrate de que todas las facturas pertinentes, los recibos de combustible y los documentos justificativos estén disponibles y correctamente ordenados.
2
Comprueba tus gastos subvencionables
Revisa tus gastos internacionales e identifica qué compras pueden dar derecho a la devolución del IVA o de los impuestos especiales.
3
Revisar reclamaciones anteriores
Comprobar las solicitudes presentadas anteriormente puede ayudar a identificar reembolsos pendientes, documentos que faltan o importes que aún deben recuperarse.
4
Lleva un control de los próximos plazos
Para las empresas que operan a nivel internacional, llevar un calendario con los plazos de pago del IVA y los impuestos especiales por país puede ayudar a evitar perder oportunidades.
Cómo te ayuda FastVAT a mantenerte al día
La gestión de las solicitudes de devolución del IVA y los impuestos especiales en varios países puede llevar mucho tiempo. Las diferentes normas, plazos y requisitos de documentación hacen que el proceso resulte especialmente complejo para las empresas de transporte internacional.
FastVAT apoya a las empresas de transporte a lo largo de todo el proceso de devolución, ayudándolas a:
Identificar los gastos subvencionables
Preparar y presentar las solicitudes
Gestionar los requisitos específicos de cada país
Realizar un seguimiento de las solicitudes de devolución
Hacer el seguimiento con las autoridades fiscales pertinentes
Con experiencia en 27 países de la UE, Suiza, Noruega y el Reino Unido, FastVAT ofrece un único punto de contacto para la recuperación internacional del IVA y los impuestos especiales.
Conclusión
Para las empresas de transporte, la recuperación del IVA y los impuestos especiales no consiste únicamente en identificar los gastos subvencionables. El momento en que se realiza también es importante.
Dada la diversidad de plazos y procedimientos que existen en toda Europa, es fundamental organizarse bien para evitar perder dinero que tu empresa podría tener derecho a recuperar.
A medida que se acerca el final del año, revisar tus gastos de 2026 y los próximos plazos de devolución puede ayudarte a ir un paso por delante y aprovechar al máximo tus oportunidades de recuperación.
No esperes a que se acerque la fecha límite. Ponte en contacto con FastVAT hoy mismo para analizar tus posibilidades de obtener la devolución del IVA y de los impuestos especiales.
